Gestión Documental y Archivo en la Administración Pública

SESIÓN 01

CONCEPTOS OPERATIVOS A SER UTILIZADOS EN EL CURSO

✓ Concepto de documento, documento de archivo,
✓ El documento analógico y el documento digital.
✓ Partes del documento.
✓ Unidad documental o pieza documental
✓ Unidad de conservación o archivamiento.
✓ Unidades de instalación.

SESIÓN 02
TRATAMIENTO TÉCNICO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

✓ Los procesos técnicos archivísticos
✓ Identificación de los archivos
✓ Principios de procedencia y orden original
✓ Identificación en el archivo
✓ Estructura orgánica funciones
✓ Concepto de organización de documentos

SESIÓN 03
DETERMINACIÓN DEL TIPO DOCUMENTAL

✓ Conceptos de tipo documental.
✓ tipos documentales como unidades simples y compuestas.
✓ Los tipos documentales como base de la organización de documentos.
✓ Los tipos documentales, su relación con la función y la actividad.
✓ Denominación de los tipos documentales.

SESIÓN 04
EL EXPEDIENTE, FORMACIÓN Y TRATAMIENTO

✓ El expediente como unidad documental compuesta.
✓ Formación cronológica del expediente y la foliación.
✓ Documentos anexos del expediente.
✓ Documentos de apoyo informativo.
✓ Denominación del expediente según el asunto que trata o el tipo documental predominante.

SESIÓN 05
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL, FORMACIÓN DE LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES

✓ Serie documental, conceptos.
✓ Denominación de las series documentales formados por unidades documentales
simples.
✓ Denominación de las series documentales formados por unidades documentales
compuestas.
✓ La sección documental, denominación, codificación
✓ El fondo documental, relación con la procedencia.
✓ Formulación del Cuadro de Clasificación

SESIÓN 06
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

✓ Conceptos de descripción documenta.
✓ Identificación de los caracteres externos e internos de los documentos de archivo
✓ Auxiliares e Instrumentos Descriptivos.
✓ Los auxiliares descriptivos más importantes: la lista, el registro, el índice.
✓ Los instrumentos descriptivos: El Cuadro de Clasificación del Fondo Documental. El
inventario, clases de inventario.
✓ El inventario esquemático.
✓ El inventario de registro y el inventario analítico.
✓ El catálogo.

SESIÓN 07
VALORACIÓN, TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

✓ El Comité Evaluador de Documentos (CED) para los documentos administrativos:
Integrantes y Funciones.
✓ El ciclo de vida del documento y la selección documental
✓ Los valores de los documentos: temporal y permanente
✓ El Valor temporal de los documentos. Facetas del valor temporal. Administrativo, legal,
contable, fiscal.
✓ El plazo de vigencia
✓ El plazo precaucional
✓ Conclusiones sobre el valor temporal
✓ El valor secundario de los documentos, criterios para determinar el valor secundario
✓ Conclusiones sobre el valor secundario
✓ Normatividad para la transferencia y eliminación de documentos
✓ El PCD, como instrumento de gestión archivística
✓ Función de la Comisión de Evaluación de Documentos en la formulación del PCD.
✓ El Inventario de Series Documentales
✓ La Tabla General de Retención de Documentos
✓ El Índice Alfabético de Series Documentales

SESIÓN 08
CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS

✓ Integridad del documento, monitoreo y control
✓ Preservación y conservación
✓ Espacio físico y condiciones ambientales
✓ El servicio archivístico, finalidad
✓ Normas sobre el acceso a la información pública
✓ Principios de calidad
✓ Tecnología y gestión documentación.